مروری بر بهره وری منابع انسانی

آوید نیوز: نیروی کار، مهم‌ترین سرمایه و دارایی هر شرکتی محسوب می‌شود. از این‌رو لازم است، برای پیشرفت شرکت و دستیابی به اهداف آن، این سرمایه‌های مهم مدیریت شوند. بخش مدیریت منابع انسانی در هر شرکتی این وظیفه را بر عهده دارد. به‌همین دلیل می‌توان گفت، مدیریت منابع انسانی از مهم‌ترین و حساس‌ترین واحدهای سازمان‌هاست که با مدیریت خوب و حرفه‌ای خود، می‌تواند موجب رشد دائم سازمان شود، به‌نحوی که هم کارفرما و هم کارمندان از این بابت سود ببرند. طبیعی است که برای بهبود مدیریت باید ابتدا با وظایف آن آشنا بود. این مقاله به بررسی وظایف مدیر منابع انسانی می‌پردازد و کمک می‌کند یک قدم به حرفه‌ای شدن نزدیک‌تر شوید.

گری دسلر، نویسنده‌ی کتاب مدیریت منابع انسانی یا Human Resource Management که سالهاست در دوره های مدیریت در سراسر جهان به عنوان منبع درسی این حوزه مورد استفاده قرار می‌گیرد، تعریف واحد مدیریت منابع انسانی و وظایف آن را به شکلی کلی و به صورت زیر  ارائه می‌دهد:

واحد مدیریت منابع انسانی، از میان وظایف مختلف مدیریتی، مسئولیت کلیه فعالیت‌ها و خط مشی‌های مربوط به کارکنان سازمان را بر عهده دارد.

به طور دقیق‌تر: جذب همکاران جدید، آموزش همکاران، ارزیابی عملکرد کارکنان و پاداش دادن به آنها و به طور خلاصه ایجاد محیطی سالم و منصفانه برای کارکنان.

تعریف بالا نگاهی وظیفه گرایانه به واحد مدیریت منابع انسانی دارد و تلاش می‌کند فهرستی از وظایف واحد مدیریت منابع انسانی را ارائه کند.

اگر بخواهیم تعریفی مفهومی‌تر از وظیفه واحد مدیریت منابع انسانی داشته باشیم می‌توان چنین گفت:واحد مدیریت منابع انسانی قرار است کمک کند تا سازمان، در افق زمانی بلند مدت، با کمترین هزینه، حداکثر کارایی را از کارکنان برای حرکت در راستای اهداف استراتژیک سازمان، کسب نماید.

منابع انسانی مهمترین دارایی یک سازمان است و مدیریت اثربخش آنها کلید موفقیت سازمان است.

اگر سیاست‌ها و رویه‌های مربوط به کارکنان سازمان با همدیگر تطابق و سهم قابل ملاحظه‌ای در دستیابی به اهداف سازمان و برنامه‌های استراتژیک داشته باشند دستیابی به موفقیت سازمانی محتمل‌تر است.

فرهنگ و ارزش‌های کلی، شرایط سازمانی و رفتار مدیریتی که از آن فرهنگ نشأت می‌گیرد تأثیر زیادی بر دستیابی به تعالی مطلوب می‌گذارد. چنین فرهنگی نیازمند مدیریت شدن است بدین معنی که باید تلاشی مستمر برای ایجاد پذیرش و انجام آنها صرف شود.

دستیابی به یکپارچگی نیازمند تلاش مستمر است. منظور از یکپارچگی این است که تمام اعضای سازمان با داشتن حسی از مقصود مشترک با یکدیگر کار کنند.

مدیریت منابع انسانی نقشی است که در هر سازمانی که بیش از یک نفر عضو داشته باشد معنا دارد. به عبارتی، حتی در یک سوپرمارکت بسیار کوچک هم همچنان بخش عمده‌ای از وظایف مدیر منابع انسانی، قابل پیگیری و اجراست.

اگر چه عموماً در یک شرکت کوچک، سمتی به عنوان مدیر منابع انسانی وجود ندارد، اما به هر حال،‌ مدیریت منابع انسانی بخشی از وظیفه مدیراجرایی یا مدیرعامل سازمان است.

طبیعتاً به تدریج، پس از اینکه یک سازمان بزرگ‌تر شد، این نقش به یک واحد مستقل به نام واحد مدیریت منابع انسانی یا Human Resource Management سپرده می‌شود و موقعیتی رسمی برای مدیر منابع انسانی در سازمان تعریف می‌شود.

با پیشرفت تکنولوژی، روش‌های جدید جایگزین روش‌های قدیمی شده‌اند. یکپارچه و جهانی شدن در حال افزایش است و شرکت‌ها در همه جای جهان گسترش یافته‌اند. فاصله‌ی جغرافیایی دیگر محدودیت محسوب نمی‌شود و اقتصاد در فراز و نشیب و تحول دائمی قرار گرفته است. از طرفی قوانین و آئین‌نامه‌های سخت‌گیرانه هم باعث ناآرامی بیشتر اوضاع می‌شود.

در این بین، نقش مهمی که کمتر به آن توجه می‌شود، نقش منابع انسانی است. مدیران منابع انسانی به‌طور پیوسته درگیر یکپارچه‌سازی عملیات و استراتژی‌های کسب‌وکار با وجود محصولات، خدمات، ایده‌ها و فرهنگ‌های مختلف هستند. این افراد که قبلا محدود به انجام کارهای ابتدایی در حد ثبت و بایگانی سوابق کارکنان بودند، حالا با مسائل پیچیده‌تری مثل تنوع نیروهای کاری، تعهدات حقوقی و مدیریت استراتژیک اهداف سازمان سروکار دارند.

چارچوب هایی برای بهره وری منابع انسانی:

 سبک های بهره وری و مدیریت منابع انسانی به ۴ دسته تقسیم می شوند:

۱-تعهدی (بر مبنای دانش) ۲-بازدهی ( برمبنای شغل)،۳- فرمانبرداری (بر مبنای روابط قراردادی) و مشارکتی( بر مبنای اتحاد و همکاری) به ترتیب برای کارکنان هسته ای، کلیدی، فرعی و شرکای اختصاصی پیشنهاد میگردد.

سبک تعهدی: (commitment style):

این سبک بر روابط طولانی مدت میان کارمندان درون سازمان و آموزش و پروش آنها تاکید دارد. بدین گونه می تواند به حفظ و ارتقای قابلیت های کلیدی کارکنان هسته ای خاص منجر شود. در این سبک یک رابطه بلند دوستانه میان سازمان و کارمندان ایجاد می شود که افزایش وفاداری کارکنان به جهت ارتقای تخصص های مهم و حیاتی برای سازمان را در پی خواهد داشت. سرمایه انسانی در این حالت به عنوان هسته مرکزی محسوب می شود. به دلیل ارزش این سرمایه، کارکنان توانایی مشارکت در اهداف استراتژیک سازمان را دارند. وقتی که سرمایه انسانی در حد باالایی هم ارزشمند و هم منحصر به فرد است، یک بنیان دانشی ارائه می دهد که بر مبنای آن می توانند استراتژی های خود را تدوین کنند. این افراد کسانی هستند که در خلق ارزش، بیشتر از فکر خود استفاده می کنند تا از دوستان خود. در مقابل سازمانها به یک حالت استخدامی دانش محور اتکا می کنند که در آن بر توسعه به این داخلی و تعهد بلند مدت کارکنان تأکید می شود و اصطلاحا حالت استخدامی توسعه داخلی می گویند.این نوع استخدام همراه با جهت گیری در مسیر آموزش، تحصیالت و سایر فعالیت های بهبود مهارت است. بنابراین، این حالت استخدامی بیشتر حول محور مهارتها و شایستگی های کارکنان است تا اجرای وظایف و روال های شغلی از قبل برنامه ریزی شده.

سبک بازدهی(productivity style):

این سبک بدین گونه عمل می کند که برای آنکه هم کارمند و هم سازمان مایلند روابطشان را که برای دو طرف سود دارد، بهبود بخشند. فرق آن با سبک تعهدی در آن است که سعی می شود افرادی به کار گرفته شوند که از قبل دارای تخصص های لازم هستند و سرمایه گذاری چندانی بر روی آموزش آنها انجام نمیگیرد. سرمایه انسانی که ارزش استراتژیک دارد اما منحصر به فرد نیست در این سبک قرار می گیرد وارزش سرمایه انسانی انگیزه ای برای به خدمت گرفتن کارکنان بطور داخلی فراهم می کند. در عین حال مهارت این کارکنان برای سازمان منحصر به فرد نیست و لذا نمی توانند به عنوان یک منبع رقابتی متمایز کننده محسوب شوند. به عبارت دیگر کارکنان در این حالت توانایی مشارکت بالا در سازمان را دارند اما مهارتهایی دارند که بطور گسترده قابل جابجایی است. اصطالح شغل محوری این واقعیت را منعکس می کند که کارکنان برای اجرای وظایف از قبل تعیین شده استخدام و بکار گرفته می شوند.

سبک فرمانبرداری(compliance style):

این سبک یک رابطه استخدامی بر مبنای قرارداد بین کارمند و سازمان برقرار می شود. بدین گونه که رابطه هویتی اقتصادی دارد و نه چیز دیگری. شامل یک سری مفاهیم و تعاریف خاص از قوانین، میزان ساعت کار، شرح وظیفه و پیروی از مقررات است. در این سبک آزادی عمل کارمندان محدود شده و بر پیروی از استاندارد های تعریف شده تاکید می شود. و اگر آموزشی انجام شود در رابطه با قوانین و ضوابط، سیاست های سازمان و اصول ایمنی خواهد بود. زمانی که ارزش افزوده پایین و مهارت عمومی باشد، تصمیمات استخدامی بر کاهش هزینه متمرکز است. در چنین مواردی، سازمانها در پی کاهش هزینه های استخدامی هستند و در عین حال خواهان افزایش انعطاف پذیری از طریق انعقاد قرارداد هستند.

سبک مشارکتی(collaborative):

در این سبک از ساختارهای سازمانی ارگانیک، روابط افقی، گردش شغلی، تیم سازی، ساختارهای ارتباطی و ارتباطات مشاورهای که به انتشار دانش و اطلاعات کمک میکند، استفاده و یک رابطه کاری شراکتی مبتنی بر سرمایه-گذاری متقابل ایجاد می شود. همچنین بر پاداشهای مبتنی بر کار گروهی و در الگوهای ارزیابی از معیارهایی مانند میزان یادگیری و میزان تکامل روابط که منجر به افزایش مشارکت میگردد، تأکید می شود. به کارگیری سبک مشارکتی، فرهنگ باز، اعتماد متقابل، تشریک مساعی و محیط کاری مبتنی بر مساوات که تمایز در قدرت را محدود کرده، فرایندهای مبتنی بر دموکراسی را تشویق کند، شکل میگیرد.

در نوع دیگری از چهارچوب بهره وری منابع انسانی مراحل آن عبارتند از: تعیین شایستگی های منابع انسانی: در این مرحله، دانش و تخصص و مهارتهای منابع انسانی سازمان شناسایی و تعیین می شود. توانایی کارنان در اجرای استراتژی سازمان و نیز ایفای نقش عامل تغییر توسط آنان نشان دهنده شایستگی های افراد است .

تعیین فعالیتهای منابع انسانی: منظور از فعالیتهای منابع انسانی، وظایف مدیریت منابع انسانی از قبیل تجزیه و تحلیل و طراحی شغل، کارمندیابی، برنامه ریزی منابع انسانی، گزینش و استخدام، جبران خدمت، آموزش و توسعه، ارزشیابی کارکنان، و مواردی از این قبیل است. 

تعریف و طراحی سیستم منابع انسانی: سیستم منابع انسانی شامل شایستگی ها، فعالیت ها و اصول حاکم بر منابع انسانی سازمان و نیز نوع رابطه و تعامل این اجزاء با یکدیگر است. همچنین در یک سیستم منابع انسانی، باید نحوه همراستا سازی، یکپارچه سازی و تفکیک سازی منابع انسانی با استراتژیک سازمان تعیین شود.

 تعریف و تعیین دستاوردهای و محصوالت منابع انسانی: حاصل معماری منابع انسانی، ذهنیت ها، دانش فنی، و رفتار منابع انسانی سازمان است که نشان می دهد تا چه اندازه متناسب با شایستگی ها، فعالیت ها و سیستم منابع انسانی و نیز متناسب با ارزش آفرینی و منحصر به فردی افراد ارایه شده اند.

تاکنون حوزه مدیریت منابع انسانی بطور سنتی شغل را بعنوان واحد تجزیه و تحلیل مورد بررسی قرار می داده است و نه دانش را. اما امروزه اعتقاد بر این است که تأکید بر مدیریت شغل باید به تأکید بر مدیریت دانش تغییر نماید. مدیریت دانش یعنی مدیریت بر آنچه افراد می دانند و نحوه استفاده از آن دانش.

از دیدگاه مدیریت منابع انسانی استراتژیک، همه دانش ها و مهارت ها راهبردی محسوب نمی شوند. لذا قدم اول، تعیین انواع سرمایه انسانی موجود می باشد و اینکه چگونه می توانند منبع مزیت رقابتی شوند. در این رابطه، توان راهبردی سرمایه انسانی را می توان در دو بعد مد نظر قرارداد: ارزش و منحصر . به فرد بودن دیدگاه مبتنی بر منابع بر این دلالت دارد که منابع هنگامی ارزشمند هستند که در پیشبرد اثربخشی، در استفاده از فرصت ها و خنثی نمودن تهدیدات نقش داشته باشند. از دید مدیریت استراتژیک، ایجاد ارزش عبارت است از تمرکز بر افزایش سود مشتری در مقایسه با هزینه ها. در این رابطه، اگر سرمایه انسانی در کاهش هزینه ها و فراهم نمودن خدمات و محصوالت نقش داشته باشد، می تواند ارزش افزوده ایجاد نماید. ارزش سرمایه انسانی با ایجاد مزیت رقابتی و شایستگی های مرکزی سازمان سنجیده می شود.

معماری منابع انسانی با موضوعات استراتژیک سازمان ارتباط نزدیک دارد. عوامل محیطی سازمان تعیین کننده ماموریت و اهداف آن است و همراستایی همه بخش ها و واحدهای سازمان با این مأموریتها و اهداف تضمین کننده انطباق سازمان با شرایط محیطی و نیز تضمینکننده ادامه حیات سازمان است. معماری منابع انسانی یکی از انواع معماری های سازمانی است که در کنار معماری اطلاعات و معماری سنجشی، معماری سازمانی را کاملتر می کند. البته تدوین و طراحی معماری منابع انسانی از روشی متفاوت از سایر معماری های سازمانی پیروی می کند. 

معماری منابع انسانی با بهره گیری از افرادی که دارای دانش منحصر به فرد و ارزش استراتژیک هستند، همراستا با مأموریت و جهت گیری استراتژیک سازمان، عناصر پایه معماری منابع انسانی را با هم ترکیب نموده و با مکانیم های مدیریت منابع انسانی ) سیستم، فعالیت ها، رفتار( این عناصر پایه را بکار می گیرد تا هماهنگی مناسبی میان توانایی و مهارت کارکنان، رفتار آنان و مأموریت سازمان ایجاد گردد. معماری منابع انسانی با حوزه مدیریت استراتژیک سازمان مرتبط است و بر اساس تجزیه و تحلیل های محیطی تحت تاثیر استراتژی های تدوین شده قرار می گیرد. 

محیط مستقیم سازمان شامل دینفعانی چون دولت، مردم، سازمان های مرتبط، مدیران و کارکنان، دیدگاههای مختلفی را درباره معماری منابع انسانی مطرح می کنند که طراحی نمایی خاص از منابع انسانی سازمان را ایجاد می نماید. هم چنین دیدگاههای ذینفعان، در اثر ایجاد معماری و ارائه دستاوردهای آن، توسعه می یابد و توقعات آنان را افزایش یا کاهش می دهد. سازمان، از طریق بازسازی و تجدید نظر در اهداف و ماموریت های خود، لزوم بکارگیری سبک های جدیدی از معماری منابع انسانی را مطرح می نماید. این سبک ها بیانگر کارکنانی با ویژگی هایی متفاوت از قبل هستند که براساس شرایط تغییر یافته است. 

منابع انسانی نه تنها به عنوان منبع مزیت رقابتی اهمیت دارد، بلکه نوع منابع انسانی و ترکیب سرمایه انسانی نیز مهم است. لذا سازمان ابتدا بر اساس مدیریت استراتژیک منابع انسانی باید منابع انسانی استراتژیک را تعیین نماید و سپس نحوه جذب و ترکیب این منابع انسانی یا معماری استراتژیک منابع انسانی را شناسایی کند و به اجرا درآورد.